Correo

Es el principal medio de comunicación escrita en ambientes empresariales. DEBES TENER UNO.

Elementos importantes:

  • Para: uno o más destinatarios del correo.
  • CC (con copia): gente que tiene que estar informada del tema, pero no son decisores.
  • CCO (con copia oculta): gente que va a recibir el correo, pero no es visible para el resto; ojo con que estos respondan, el resto no sabía que estaban copiados; puede ser una buena opción para comunicaciones masivas (para no divulgar los correos y para evitar el responder a todos).
  • Asunto: título, breve descripción del motivo del correo (¡¡¡no dejarlo vacío!!!).
  • Cuerpo del correo: mensaje detallado que se quiere transmitir.
  • Adjuntos: es posible adjuntar uno o más archivos que sirvan de complemento al mensaje que se quiere transmitir (como las capturas de pantalla en Mantis); tener cuidado con los tamaños de los adjuntos.
  • Responder: genera un correo únicamente dirigido a quien nos había enviado el mensaje que estamos respondiendo (no se incluyen los adjuntos que contenía el correo original).
  • Responder a todos: genera un correo dirigido a quien nos había enviado el mensaje que estamos respondiendo y se incluyen todos los que estaban en el campo “Para” y “CC” (no se incluyen los que pudieron haber estado en “CCO”, tampoco se incluyen los adjuntos que contenía el correo original).
  • Reenviar: genera un nuevo correo con la información del correo original incluyendo los adjuntos; los campos “Para”, “CC” y “CCO” quedan en blanco para que uno ingrese los destinatarios de este nuevo correo.

Organizando el correo en bandejas

Existen diferentes bandejas por defecto donde se organizan los mensajes:

  • Bandeja de entrada: cualquier correo que recibimos cae en la bandeja de entrada y queda resaltado en negrita indicando que no fue leído.
  • Elementos enviados: cualquier correo que enviamos va a la bandeja de elementos enviados.
  • Elementos eliminados: acá van los correos que borramos de cualquier otra bandeja.
  • Borradores: acá se guardan los correos que estamos escribiendo pero que todavía no enviamos.
  • Archivados/Todos: es recomendable tener la bandeja de entrada lo más limpia posible, solamente con los correos que no revisamos o que todavía necesitamos tener a mano, entonces todo lo que ya vimos podemos archivarlo para que no moleste.

También podemos crear bandejas para mover los correos que tienen que ver con un determinado tema. Es muy común crear bandejas para cada cliente o cada proyecto, entonces podemos mover a esas bandejas todo lo enviado y recibido para luego encontrarlo más fácilmente.

Nota: en Gmail el concepto de carpetas se hace con etiquetas, entonces uno le pone las etiquetas que necesita a los mensajes y después busca todos los mensajes relacionados con esas etiquetas.

Escribiendo un correo

Saludar como introducción:

  • Estimado Nombre [Apellido],
  • Hola Nombre,
  • Nombre,

Ser concreto. Una breve introducción del motivo del correo, cuál es el problema o mensaje a comunicar, qué necesitamos, etc.

Si es necesario, algún párrafo más con detalles o descripciones del tema.

Párrafo de cierre: qué esperamos, qué conclusión sacamos, etc.

Despedirse:

  • Atentamente, Nombre Apellido (remitente)
  • Saludos, Nombre [Apellido] (remitente)

Los correos enormes no se leen: si tienen más de 3 párrafos piensen si no se puede resumir, si tienen que hacer scroll (más de una pantalla) algo está mal.

Antes de enviar el correo:

  • LEERLO: a ver si dice todo lo que necesitábamos decir en una forma entendible
  • Revisar faltas de ortografía con el corrector de la herramienta que estemos usando

Sugerencias varias:

  • NO se escribe TODO EN MAYÚSCULA. Las mayúsculas van sólo al comienzo de las oraciones (después de un punto) y nombres propios.
  • Responder entre líneas en otro color (preferentemente no rojo) es una buena técnica cuando en el correo que nos enviaron nos hacen varias preguntas; en estos casos la respuesta es siempre breve, no más de 2 líneas
  • Si recibí un correo que necesito ver más tarde con más atención, marcarlo como no leído para no olvidarme
  • Correo no deseado (SPAM): no reenviar correos no relacionados con temas laborales: cadenas, ofertas, etc. (está comprobado que no se van a morir si no lo hacen, ni se van a hacer millonarios si lo hacen)
  • El correo no sustituye el teléfono

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