Calendario (Citas)

Las citas tienen:

• Asunto: qué motiva esa instancia.
• Lugar: dónde se va a hacer la reunión, puede ser una dirección, una sala, oficina o un número de teléfono.
• Descripción: donde se puede escribir más en detalle a qué hace referencia la cita. En caso de ser una reunión se usa para poner de qué se va a hablar, qué material se va a compartir o qué deberes tienen que hacer los invitados antes de ir a la reunión. Se pueden incluir adjuntos
• Invitados: ahí pasa a ser una reunión.
• Duración: las citas tienen una hora de comienzo y finalización dentro del mismo día: ej. 1ra reunión cliente x, próximo lunes de 9 a 10.
  • Existen instancias de día completo (por ej. jornadas de integración). En estos casos es más o menos equivalente marcarla con la opción “todo el día” o de 9 a 18hs 8 (salvo por el momento en el que se recibirá el reminder).
• Pueden repetirse (periodicidad): en estos casos se hace una cita con la duración correspondiente y se configura la periodicidad correspondiente.
• Recordatorio: se puede poner una alerta x minutos antes de la hora de comienzo de la reunión (considerar tiempos de traslados).

Ejemplos de citas recurrentes:

• Objetivos para semana, todos los lunes de 9:30 a 10.
• Festejos de cumpleaños del mes: último viernes de cada mes, de 13 a 14hs.
• Jornadas de integración de más de un día: todo el jueves y todo el viernes, se puede hacer de varias formas:
  • desde el jueves hasta el viernes todo el día (una cita sola),
  • desde el jueves a las 9 hasta el viernes a las 18hs (una cita sola),
  • el jueves a las 9 hasta las 18hs con una repetición el día siguiente (esta es la mejor opción porque permite mover una instancia sin afectar la otra,
  • una cita el jueves y otra el viernes (no recomendable porque hay que duplicar la información en la descripción, los destinatarios, etc.).

Las citas se pueden reenviar: si uno es invitado a una reunión y considera que alguien más tiene que ir (que no fue incluído por el que hizo la reunión) se puede reenviar. En estos casos considerar chequear con el organizador si esa persona está bien que participe; también tener en cuenta que el organizador recibe un aviso que la reunión fue reenviada.

Cuando uno recibe una cita tiene diferentes opciones:

• Aceptar: acepta la fecha/hora propuesta
• Rechazar: no acepta…. por los motivos que sea
• Provisional: uno todavía no puede decidir si puede o no puede asistir
• Proponer nuevo día/hora: uno no puede a la fecha/hora propuesta entonces le propone al organizador hacerla en otro momento (el organizador acepta o no ese cambio)